- 公開日
日常業務の依頼は、目的、使う材料、欲しい出力が伝わる短い文から始められます。そのうえで、今回の作業で誤ると困る条件を残し、回答が不足した箇所に対応する条件だけを追加します。最小のプロンプトとは、文字数が最も少ない文ではなく、その用途の判断に必要な情報が欠けていない依頼です。
ここでは、送信や登録を伴わない会議メモの整理を扱います。長い万能テンプレートを用意する代わりに、同じ材料で目的を保ち、必要になった出力欄と不明点の扱いを少しずつ明確にします。
最初の依頼は、三つの要素を一文へ
例えば、次の依頼から始められます。
次の会議メモだけを使い、チームが決まったことを確認できるように、決定事項と未決事項を分けて短く整理してください。「チームが決まったことを確認する」が目的、「次の会議メモだけ」が材料、「決定事項と未決事項に分けた短い整理」が出力です。AIに専門家の役を付けることや、多数のルールを先に並べることを必須にはしていません。なお、材料はAIが実際に読める場所へ貼り付けるか添付します。「前の資料を使って」と書いても、別の場所にある資料を参照できるとは限りません。
Anthropicの公式ガイドは、望む出力と制約を具体的に伝える方法を説明しています。短さそのものを成功条件にしているわけではありません。依頼を短くする場合も、何がほしいのかをAIや確認担当者が読み取れることが先です。
ただし、この一文がすべての会議メモに十分とは限りません。担当者や期限を追跡したい、資料にない情報が補われると困る、と分かっているなら、その条件を最初から加えます。短く始めるために、既に分かっている重大な不足を放置する必要はありません。
架空のメモで、残す内容を確かめる
次は、説明用の架空の会議メモです。実際の議事録やモデルの回答記録ではありません。利用が認められた資料を使い、社内確認用の案を作る場面を想定します。
10月7日、備品管理の打合せ。
・貸出申請をオンラインフォームへ切り替えることを決定。
・フォームの動作確認は総務チームが行う。担当者個人名と期限の記載はない。
・切替日は未定。次回打合せで決める。
・利用案内に図を追加する案が出た。採用の記載はない。
最初の依頼で期待する整理は、「オンラインフォームへの切替を決定」「動作確認は総務チームが行う」「切替日は次回決定予定」「図の追加は提案として記載、採否は未確認」といった内容です。とくに、図の追加を決定済みとしないことが確認点になります。
「未決事項」の見出しに入れる場合も、すべてを同じ状態とみなしてはいけません。切替日は原文が未定と明記しています。一方、図の追加は、提供されたメモに採否が書かれていないだけです。実際に別の場で決まっている可能性まで否定せず、期待する整理のとおり「採否は未確認」とし、理由がメモに採否の記載がないことだと分かるようにします。
この違いが伝わらない出力なら、「未定と明記された事項と、決定の記載がない事項を区別してください」と追加します。決定と未決の二つに整理するという目的を変えるのではなく、二分類だけでは失われる状態を補う変更です。
担当者と期限が必要になったら、その欄を足す
チームが次の作業も確認したいなら、最初の依頼に、次の条件を追加できます。
次の作業には、内容・担当・期限を付けてください。
資料にない担当者名や日付は作らず「未確認」としてください。
組織名しかない場合はその名前を残し、個人名は補わないでください。
未定と明記されている事項は、その状態を保ってください。この場合の期待する作業欄は、「フォームの動作確認／総務チーム（個人担当者は未確認）／期限は未確認」です。切替日が未定であることを、動作確認の期限が未定であることへ読み替えません。二つが同じ日とは書かれていないからです。
Anthropicのハルシネーション対策資料には、不明と答えられるようにする方法や、主張を資料へ結び付けて確かめる方法が挙げられています。同資料は、それで誤りが完全になくなるわけではないとも説明しています。本例でも「未確認」と指示するだけで終わらず、担当と期限を元メモへ照合します。
追加する条件は、実際の不足と対応させます。担当者の補完が問題なのに、役割設定や語調、見出し数まで同時に変えると、どの変更が必要だったかを振り返りにくくなります。まず不足を特定し、該当する欄や状態の扱いを直す方が、依頼文を管理しやすくなります。
差し替える場所と、残す意味を分ける
この短い依頼を別の作業へ転用するときは、文章全体を作り直す前に、目的・材料・出力の三か所を見ます。
| 変える箇所 | 会議メモの場合 | 別の用途へ変える例 |
|---|---|---|
| 目的 | 決まったことと次の作業を確認する | 引き継ぐ相手が未処理の作業を把握する |
| 材料 | 今回の会議メモだけ | 指定した引き継ぎメモだけ |
| 出力 | 決定事項、未決事項、次の作業 | 完了済み、未処理、確認が必要な点 |
差し替えた後は、見出しの意味も確かめます。会議で決まったことは、作業が実施済みであることとは違います。オンラインフォームへの切替が決定されていても、実際に切り替わった証拠がなければ、引き継ぎ資料の「完了済み」へ移せません。言葉の置換だけで別用途の記録を作ると、状態を変えてしまいます。
また、「短く」は用途で調整します。会議参加者が当日の確認に使うなら箇条書きで足りることがありますが、欠席者へ渡すなら決定の対象や理由が必要になることもあります。長さの指定を強める前に、誰が何を判断するのかを見直します。
目的・材料・出力の一文は、ほかの日常業務にも当てはめられます。次の表は、最初の失敗が起きやすい箇所に合わせて足す一文の候補を並べた架空の例です。
| 仕事 | 目的 | 材料 | 出力 | 最初に足したい条件 |
|---|---|---|---|---|
| 週報 | 上司へ報告する | 今週の作業メモ | 完了・進行中・相談事項 | 対象期間を指定する |
| 問い合わせへの返信の下書き | 担当者が確認してから返信する | 問い合わせ本文と公開済みのFAQ | 返信の下書きと確認事項 | FAQにない内容は作らず、確認事項にする |
| 資料の要点の抜き出し | 会議の前に要点を共有する | 配布予定の資料 | 要点と、対応する原文の抜粋 | 抜粋を付け、根拠を追えるようにする |
不足が出たとき、指示と材料のどちらを直すか
出力が期待と違っても、原因がいつも依頼文にあるとは限りません。次のように切り分けると、無関係なルールを増やさずに済みます。
資料に書かれた担当が抜けたなら、「次の作業に担当を含める」と出力条件を補います。資料に担当が書かれていないなら、指示を何度強めても確定した個人名は得られません。未確認として残し、議事録の作成者や担当部署へ確認する段階です。
提案が決定扱いになったなら、決定を示す記述と提案を示す記述を区別する条件を加えます。それでも原文自体が曖昧なら、AIに最もありそうな状態を選ばせず、原文の言い方と不明点を残します。別の資料が必要なら、資料の追加を先に行います。資料同士が食い違う場合も、「未確認」と出すだけでは使いにくいため、どちらが正式な資料かを確かめるか、食い違う内容を並べて示してもらいます。
回答が長過ぎる場合も、単に「もっと短く」では、未確認の理由や担当が消えるおそれがあります。「内容・担当・期限は残し、背景説明を一文にする」のように、削ってよい部分を指定します。条件を追加する目的は、文を増やすことではなく、必要な意味を保った出力へ近づけることです。
次回使う文には、今回だけの事情を残さない
改善した依頼が使いやすければ、目的・材料・出力と、不明点の扱いを再利用できます。ただし、「10月7日の会議」「総務チーム」といった今回の材料を、固定の指示として残さないようにします。次のメモにも総務チームを担当として入れる事故を避けるためです。条件を足す前に、依頼で落としやすい情報を確かめるには「AIに仕事を任せる前に押さえたい5つの原則」が使えます。条件が変わっても同じ水準の回答を得やすい依頼へ直す方法は、一度うまくいったプロンプトを、条件が変わっても使える依頼へ直すで扱っています。
一度の回答だけで万能だと判断せず、次回の資料でも、決定状態や担当の扱いが意味どおりかを確かめます。これは本記事で実施した性能試験ではなく、再利用するときの確認方法です。資料の量や種類が変わった場合には、短い依頼のままで必要な箇所を参照できるかも見直します。
作るものが下書きから送信・登録へ変わった場合は、単なる文面の調整では足りません。対象、権限、承認、結果確認を別に決める必要があります。この短い例文は、外部操作を許可する仕組みの代わりにはなりません。
最後に、回答を読んで「目的に使えるか」「材料と一致するか」「未確認の点が残っているか」を確かめます。足りなければ、その不足へ対応する条件を足します。短いプロンプトを育てるときは、あらゆる場面の注意事項を集めるより、何を残し、なぜ追加したかが分かる状態を保つことが役立ちます。
基本から確認する：この記事の前提になる考え方は、「プロンプトの書き方ガイド（依頼文の基本6項目と例文）」にまとめています。
